De opbouw en het verval van vakantiedagen in Nederland
Volgens de wet heeft een werknemer recht op minimaal vier weken vakantie per jaar. Dit komt neer op 20 wettelijke vakantiedagen bij een fulltime dienstverband. Bovenop deze wettelijke vakantiedagen kan een werkgever extra vakantiedagen toekennen aan zijn werknemers, de bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen vervallen in principe een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, dus per 1 juli van het volgende jaar.[1] De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar.
Het vakantierecht is echter een groot goed, waarover alleen al dit jaar meerdere uitspraken door het Europees Hof van Justitie zijn gewezen. Het doel van vakantie is dat de werknemer met behoud van loon tot rust komt van het werk. De werkgever moet zorgen dat de werknemer de opgebouwde vakantiedagen daadwerkelijk kan opnemen (de zorgplicht).
Informatieplicht werkgever
Naast de zorgplicht rust op de werkgever een informatieplicht. Dit houdt in dat vakantiedagen pas kunnen vervallen (of verjaren) als de werkgever de werknemer ‘op precieze wijze’ en tijdig heeft geïnformeerd over de nog openstaande vakantiedagen en waarschuwen dat de (wettelijke) vakantiedagen komen te vervallen, indien deze niet alsnog vóór 1 juli worden opgenomen. De werkgever moet hierbij ‘alle zorgvuldigheid’ betrachten en zo nodig kunnen bewijzen dat hij aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Wat ‘op precieze wijze’ en ‘tijdig’ precies betekent is nog niet uitgekristalliseerd. Duidelijk is wel dat de lat hoog ligt en de straf van niet correct inlichten is dat de vakantiedagen niet vervallen maar later alsnog opgenomen kunnen worden of (bij einde arbeidsovereenkomst) uitbetaald moeten worden.
Hoe te handelen?
Duidelijk is wel dat het onvoldoende is om een eenmalige algemene waarschuwing over het verval in het personeelshandboek op te nemen of een verwijzing in een algemene nieuwsbrief te zetten. Een werkgever zal werknemer duidelijk en persoonlijk op het verval moeten wijzen.
Ons advies is om in de jaarlijkse functionerings- en beoordelingsrondes stil te staan bij het verlofsaldo van de werknemer. Bespreek het saldo, de vakantieplannen en de gevolgen van het niet opnemen van de vakantiedagen en vergeet de bevestiging in het gespreksverslag niet!
Het is bovendien zonder meer verstandig om de individuele werknemer uiterlijk in het begin van het nieuwe jaar (“tijdig”) een persoonlijke mail te sturen, waarin gespecificeerd[2] (“precies”) wordt gemeld wat het resterend (en nieuw) vakantiesaldo is, met een verwijzing naar het vervallen van de dagen. Helemaal mooi is om direct aan de werknemer te vragen om voor het einde van de maand januari met een plan te komen om de vakantiedagen op te nemen. Niet alleen wordt op die manier voorkomen dat de vakantiedagen niet vervallen en oppotten, bovendien wordt (hopelijk) bewerkstelligd dat de werknemer daadwerkelijk vakantie opneemt en tot rust komt. U krijgt er een uitgeruste werknemer voor terug, met minder kans op ziekte en/of fouten in het werk. Een win-winsituatie dus!
Rest ons alleen nog u, namens de collega’s van Köster Advocaten, hele prettige feestdagen (en wellicht vakantiedagen) te wensen!
Meer weten of heeft u vragen over vakantiebeleid? Neem dan contact met één van ons op: Joelle Buist (buist@kadv.nl) en Elianne Vroege-Scheffers (vroege@kadv.nl) of uw vaste contactpersoon binnen het team Arbeid & Flex.
